Democratic Republic of the Congo: Deputy Director

Scope:

The Deputy Director for Tanganyika is responsible for the management of the Kalemie field office and 2 antenna offices within the Province and has oversight of all field activities in the Province of Tanganyika. The DD is a key position in the Provincial Senior Management Team.

IRC in Tanganyika implements programs in health, education, child protection and community-driven reconstruction (CDR). The DD is responsible for the implementation of quality programs in the district and the management of quality core support services: security, administration, human resources, logistics and finance. The DD in coordination with the Provincial Director is responsible for maintaining excellent working relations with partner and counter-part agencies at the Provincial level, including local representatives of the DRC government as well as active participation in UN and INGO coordination fora. Under the direct supervision of the Katanga Provincial Director and in coordination with the provincial support team, the Deputy Director for Tanganyika will provide leadership and coordination to project implementation, associated support services, human resource management and will play a key role in all planning and fundraising efforts for the IRC programs in the Katanga Province.

This position reports to the Katanga Provincial Director and manages a staff of 4 international and about 180 national staff.

Responsibilities:

• Coordination - Ensure the direct supervision and integration of support services (finance, logistics, administration and human resources). Create and maintain a service-oriented and results-based culture within the support services department in support of IRC programs and operations. Implement required standards, systems and processes in coordination with the provincial support team and provide feedback.

• Program Implementation and Quality Assurance - Provide leadership and direct oversight to program and operation staff charged with implementing programs in the Tanganyika Province. Ensure that all IRC projects are implemented in a timely and professional manner. Work in collaboration with the Katanga PD, the Haut Katanga/Kolwezi DD, the provincial support team and IRC-DRC HQ to assure appropriate program management tools, budget and program monitoring and evaluation systems and processes are maintained to increase quality and program appropriateness over time.

• Efficiency and Accountability within Support Services - Continually strive to increase efficiency and accountability within the provision of operations and financial support services through a focus on training, policy compliance monitoring and work flow and process analysis. Collaborate with the provincial support team to harmonize procedures and maximize efficiency and accountability within all aspects of support service delivery.

• Human Resources and Administration - Supervise the Kalemie administration team and ensure administrative procedures are efficient and implemented according to IRC DRC policies. Coordinate the recruitment of all national staff based in area of responsibility, ensuring that staff orientation is conducted at the beginning of staff assignment as well as long-term performance management support and empowerment. Working in collaboration with the provincial HR Advisor and the HR department in Kinshasa, develop a development strategy for staff that will allow them to perform to their potential. Promote professional working relationships and resolve staff conflicts and concerns in a timely manner.

• Security Management - Assume overall responsibility for the security and safety of program staff and assets within the area of responsibility in coordination of the provincial security focal point. Ensure compliance with IRC safety and security policies among all staff working in Tanganyika.

• Representation, Coordination and Planning - Represent the IRC within UN/NGO coordination fora, and with government counterparts and donors as required, in coordination with the Katanga PD - maintaining positive and productive working relationships with key external partners and counterparts. Assist the Katanga PD in strategic planning and fundraising processes for all programs based in Tanganyika and other new potential districts.

• Senior Management Team Engagement - participate actively in Katanga's SMT meetings and in rolling out initiatives that are developed at senior level for implementation in Katanga. Assume Provincial Director or other responsibilities as required, on an acting basis.

Requirements

• Graduate degree in international development, business administration or equivalent
• At least 6 years of progressive international program or operations management experience, leading program implementation and support services.
• Knowledge of and experience in working with and coordinating with international and national partner organizations.
• Ability to live and productively work in potentially insecure, unstable and/or harsh environments.
• Excellent program management, project planning, budget management and organizational, interpersonal, and communication skills.
• Must be able to work independently while being a strong team player with proven management and leadership skills.
• Excellent written and oral communication skills in French and English.

Specific Security Situation/Housing: The Deputy Director will be based in Kalemie which is relatively stable but fairly remote. The position is semi-accompanied and individual housing will be provided if the situation allows.

Etendue du travail:

Le/la directeur (trice) adjoint (e) du Tanganyika est responsable de la gestion du bureau de terrain de Kalemie et 2 bureaux d'antennes de la province et supervise toutes les activités de terrain dans la Province du Tanganyika. Le/la DA occupe un poste clé dans l'équipe senior de gestion pour la province.

L'IRC Tanganyika exécute des programmes dans les domaines de la santé, l'éducation, la protection des enfants et de reconstruction dirigée par la communauté (CDR). Le/la DA est responsable de la mise en uvre de programmes de qualité dans la province ainsi que de la gestion des services essentiels de support: la sécurité, l'administration, les ressources humaines, la logistique et les finances. Le/la DA en coordination avec le Directeur Provincial est responsable du maintien d'excellentes relations de travail avec les partenaires et les collègues d'autres organisations au niveau provincial, y compris les représentants locaux du gouvernement de la RDC, ainsi que d'une participation active dans les forum de coordination des Nations Unies et des ONGs internationales. Sous la supervision directe du Directeur Provincial du Katanga et en coordination avec l'équipe de support de la province, le/la directeur (trice) adjoint (e) du Tanganyika assurera la direction et la coordination de l'exécution des projets, des services de support associés, la gestion des ressources humaines et jouera un rôle important dans toutes les planifications et les efforts de mobilisation de fonds pour les programmes de l'IRC dans la province du Katanga.

Cet poste est sous la supervision du Directeur Provincial du Katanga et gère un effectif de 4 staffs internationaux et environ 180 staffs nationaux

Responsabilités:

• Coordination - Assurer la supervision directe et l'intégration des services de support (finances, logistique, administration et ressources humaines). Créer et maintenir une culture axée sur les résultats et le service dans le département de support en appui aux programmes et opérations de l'IRC. Implémenter les normes requises, les systèmes et processus en coordination avec l'équipe de support de la province et fournir un feedback.

• Mise en uvre des programmes et l'assurance qualité - Assurer la direction et la supervision directe des staffs de programmes et des opérations en charge de la mise en uvre des programmes dans la province de Tanganyika. Veiller à ce que tous les projets de l'IRC soient mise en uvre dans le delai et avec professionnalisme. Travailler en collaboration avec le PD du Katanga, le DA Haut Katanga / Kolwezi, l'équipe provinciale de support ainsi que le bureau national de l'IRC-RDC pour s'assurer que les outils appropriés de gestion des programmes ainsi que les systèmes et processus de suivi et évaluation des budgets et programmes sont maintenues pour augmenter la qualité et la pertinence des programmes.

• Efficacité et responsabilité au sein des services de support - S'efforcer continuellement d'accroître l'efficacité et la responsabilité dans la livraison des services des opérations et finances en mettant l'accent sur la formation, le suivi de la conformité aux politiques et l'analyse de la charge de travail et des processus. Collaborer avec l'équipe provinciale de support pour harmoniser les procédures et maximiser l'efficacité et la responsabilité dans tous les aspects de la prestation de services de support.

• Ressources humaines et Administration - Superviser l'équipe d'administration de Kalemie et assurer que les procédures administratives sont efficaces et sont conforme aux politiques de l'IRC RDC. Coordonner le recrutement de tout le personnel national basé dans la zone de son ressort, veiller à ce que l'orientation du personnel soit effectuée à l'entrée en fonction de chaque nouveau staff et assurer le soutien et l'autonomisation de la gestion de performance. Travailler en collaboration avec le conseiller provincial des RH et le département des ressources humaines de Kinshasa, de développer une stratégie de développement pour les staffs qui leur permettra de réaliser leur potentiel. Promouvoir des relations professionnelles de travail et résoudre les conflits entre staffs et leurs préoccupations en temps opportun.

• Gestion de la sécurité - assumer la gestion globale de la sécurité et de la sûreté des staffs de programmes et des biens dans la zone de son ressort en coordination avec point focal de la sécurité pour la province. Assurer que tous les staffs qui travaillent au Tanganyika respectent les politiques de sécurité et de sûreté de l'IRC.

• Représentation, coordination et planification - Représenter l'IRC dans les forums de coordination de l'ONU / ONGs, et avec les partenaires gouvernementaux et les bailleurs de fonds si nécessaire. En coordination avec le DP du Katanga - maintenir de relations de travail positives et productives avec les partenaires et collègues importants. Aider le DP du Katanga dans les processus de planification stratégique et de mobilisation des fonds pour tous les programmes basés au Tanganyika et d'autres éventuels nouveaux districts.

• Engagement de l'équipe des gestionnaires seniors - participer activement aux réunions de l'équipe des gestionnaires seniors (SMT) du Katanga et dans la prise d'initiatives qui sont développées au plus haut niveau pour être implémentées dans Katanga. Fait office du Directeur Provincial ou assume d'autres responsabilités en tant qu'intérimaire.

Conditions requises:

• * Diplôme d'études supérieures en développement international, en administration des affaires ou équivalent
• * Au moins 6 ans d'expérience progressive de programme international ou de gestion des opérations, de gestion de la mise en uvre des programmes ou des services de support.
• * Connaissance et expérience de coordination et de travail avec les organisations partenaires internationales et nationales.
• * Capacité de vivre et de travailler de façon productive dans des environnements potentiellement dangereux, instables et / ou difficiles.
• * Excellente gestion des programmes, planification des projets, la gestion des budgets et compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication.
• * Doit être capable de travailler de façon indépendante tout en étant un bon meneur d'équipe avec des compétences prouvées de gestion et de leadership.
• * Excellentes compétences de communication orale et écrite en français et en anglais.

Situation sécuritaire spécifique / Logement: Le Directeur adjoint sera basé à Kalemie qui est relativement stable, mais assez éloignée. Le poste est semi-accompagné et logement individuel sera fournie si la situation le permet.

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