Democratic Republic of the Congo: Assistant.e logistique- réservé aux ressortissants de la RDC

Background Information - Job-specific

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Burundi, L’Angola.

Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable

menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Analyste à la Logistique, l’Assistant.e à la logistique aura les tâches et responsabilités suivantes :

1 Gestion efficiente de la flotte automobile du CDOH et planning des chauffeurs conformément aux manuels de procédures internes.

• S’assurer du bon état de fonctionnement des véhicules par une bonne planification des maintenances périodiques et un suivi efficace des réparations auprès de fournisseurs de services dignes de confiance ;
• Effectuer un suivi rigoureux journalier des carnets de bord, s’assurer qu’ils ont correctement rempli et vérifier la cohérence des informations rapportées par les chauffeurs et les utilisateurs des véhicules (courses privées) ;
• S’assurer que les outils de suivi (carnet de bord et d’entretien, fiche de consommation carburant, fiche de suivi de réparation, rapport de vérification, contrôle technique et assurance, etc.) sont quotidiennement mis à jour et archivés ;
• Effectuer le ravitaillement continu en carburant de tous les véhicules de la flotte du CDOH et établir le rapport mensuel de consommation en carburant en s’assurant de la cohérence des données saisies, interpréter la consommation de chaque vehicule et formuler des recommandations ;
• Rassembler des données concernant les véhicules afin d’optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation ainsi que leur élimination efficace et économique, puis en rendre compte à l’Analyste à Logistique et lui présenter des recommandations, notamment sur la planification du renouvellement des véhicules ;
• Maintenir le dossier de chaque véhicule à jour avec les informations relatives à l’utilisation, la consommation en carburant et la maintenance ;
• S’assurer qu’un stock suffisant de pièces de rechange est disponible afin de procéder à l’entretien des véhicules, s’il y a lieu.

2 Assurer une maintenance des bureaux et une gestion optimale des espaces de travail du CDOH

• Superviser quotidiennement les équipes de nettoyage et s’assurer que tous les espaces (bureaux, toilettes, cours, etc.) sont entretenus conformément aux contrats de prestation des services de maintenance ;
• Faire une vérification hebdomadaire de la fonctionnalité des bureaux, prendre des mesures anticipatives pour limiter les pannes et procéder aux réparations nécessaires en collaboration avec des prestataires qualifiés ;
• Renseigner le checklist hebdomadaire de suivi des espaces en s’assurant que les besoins exprimés par les utilisateurs sont pris en compte et que les informations rapportées sont cohérentes. Formuler des recommandations sur les améliorations possibles ;
• Mettre en place un classement efficace des rapports de vérification et de réparation ;
• Centraliser les réservations de la salle de réunion et planifier l’utilisation tout en garantissant sa fonctionnalité et la sécurité des équipements qui s’y trouvent.

3 Réception et inspection :

• S’assurer que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les rapports de réception et d’inspection sont dûment établis et archivés en temps opportun ;
• Effectuer la réception des biens et services dans le système conformément aux règles et procédures financières de l’organisation ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin d’assurer le transfert des biens en toute sécurité, jusqu’à leur destination finale, s’il y a lieu ;
• Informer les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ;
• Effectuer l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ;
• Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;
• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la réception et l’inspection de biens.

4.Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers :

• Préparer les commandes de fournitures de bureau, de biens de consommation et autres articles divers en tenant compte des besoins périodiques du bureau de l’UNOPS en République démocratique du Congo et des équipes de projets ;
• Élaborer des plans périodiques pour l’achat de biens de consommation pour le bureau de pays (trimestriels ou semestriels) ;
• Maintenir des stocks suffisants dans l’entrepôt afin que les fournitures de bureau et autres articles divers soient toujours disponibles pour les utilisateurs ;
• S’assurer que les stocks sont gérés adéquatement, notamment en s’assurant que les dossiers sont mis à jour régulièrement et incluent les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de livraison des biens aux utilisateurs ;
• Maintenir un dossier des accusés de réception et des bons de livraison des fournitures, et s’assurer que le niveau des stocks pour chaque unité de gestion est consigné et mis à jours adéquatement au moins une fois par semaine ;
• Aider, lorsque nécessaire, les équipes de projet à planifier leur budget pour les fournitures de bureau et autres articles divers dont elles ont besoin ;
• Effectuer périodiquement l’inventaire physique, conformément aux politiques et procédures établies, afin de s’assurer que les stocks physiques correspondent à l’inventaire consigné dans les dossiers ;
• Maintenir un bon système d’archivage pour les correspondances entrantes et sortantes liées aux achats, aux fournisseurs, aux finances et aux projets ;
• Procéder, lorsque nécessaire, à l’élimination ou la cession d’articles en stock conformément aux règles et règlements de l’UNOPS ;
• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la gestion des stocks de l’entrepôt.

Education

• Diplôme d’études secondaires exigé.
• Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration publique ou dans un autre domaine pertinent est un atout.

Experience

• Avoir au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion d’inventaires ou des achats ;
• Les candidats ayant un Bachelor doivent avoir au moins 1 an d’expérience dans le domaine ;
• La connaissance des procédures et processus liés aux achats est un atout ;
• La connaissance des règles et règlements de l’ONU, particulièrement les procédures d’achats de l’UNOPS, est un atout.

Languages

• Parfaite maîtrise de la langue française est exigée.
• La connaissance de l’anglais, est un atout.

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