Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 15 Apr 2019
A. Responsabilités et objectifs
§ Assurer une gestion de qualité des services comptable, logistique, RH et Achats du chantier de construction
§ Apporter continuellement des améliorations dans la gestion des services pour maximiser les performances administratives, techniques et financières de l’entreprise.
§ Appuyer le gestionnaire principal du projet de construction dans le respect des budgets et planning définis lors de la définition des projets
§ Respecter les standards de qualité et les procédures opérationnelles de VE à travers toute la durée des projets.
B. Activités
Sous l’autorité du gestionnaire de projet, le RAF devra s’occuper des activités suivantes :
§ Gestion budgétaire :
o Conformément au plan comptable, il élabore les documents budgétaires et l’ensemble des documents d’information liés aux décisions budgétaires ;
o En permanence, il assure le suivi du budget ;
o Il assiste les responsables de services dans l’élaboration des programmes d’actions sous leurs aspects budgétaires ;
o Il initie les paiements des factures des fournisseurs et en assure le suivi ;
o Il assure la gestion des fonds en caisse et en banque ;
o Il assure une bonne gestion des projections de flux de trésorerie mensuels et annuels de son projet
o Il gère les budgets des bailleurs de fonds et assure la disponibilité des informations nécessaires pour le reporting aux bailleurs ;
o Il établit la prévision budgétaire mensuelle à comparer aux réalisations et afin de dégager les écarts. Il présente ce reporting au gestionnaire de projet et au directeur financier. Il propose des solutions pour corriger les écarts identifiés ;
o Il analyse les risques de dépassement ou d’économies.
§ Gestion comptable
o Il gère de la comptabilité et des flux de trésorerie ;
o Il prépare et transmettre mensuellement le rapport comptable et de trésorerie
o Il établit les factures des activités hors exploitation ;
o Il supervise l’ensemble de la saisie comptable ;
o Il élabore les documents (tableaux de bord) et procédures afin de disposer d’une comptabilité analytique.
o Il tient ces dossiers de telle sorte qu’il réussit tous les contrôles d’audit interne aléatoires
o Il suit les processus de facturation internes et externes (débiteurs/créances) et effectue les paiements endéans les échéances et selon le plan de trésorerie
o Il acquière une bonne compréhension du système comptable, des réglementations fiscales, des lois et pratiques en RDC
§ Gestion du personnel
o Il élabore les actes relatifs à la gestion du personnel interne et externe ;
o Il assure le suivi de données relatives à la paie, aux congés, aux remboursements de frais de personnel et à la médecine du travail ;
o Il assiste le chef de site pour les procédures de recrutement ;
o Il fait le suivi de la mise à jour régulière du tableau des effectifs ;
o Il encourage les performances et les initiatives des services sous sa responsabilité.
§ Achats et logistique
o Il suit et contrôle la gestion quotidienne d’un système robuste d’achats pour l’ensemble des entités du projet ;
o Il suit des stocks et de la tenue de chaque magasin de chaque entité du projet ;
o Il vérifie (et approuve) des réquisitions, bons de commandes et demandes de paiement ;
o Il assurer une bonne tenue des dossiers afin de réussir les contrôles d’audits internes aléatoires ;
o Il met en place d’un système robuste de contrôle et de proposition d’amélioration ;
o Il collaboration avec les départements achats et logistique des autres sites et avec la direction afin d’assurer une bonne coordination en terme de transport d’hommes et de matériel ;
o Il fait la gestion du suivi des mouvements de matériels entre sites ;
o Il assure un système robuste et précis de suivi du département achats et logistique pour répondre positivement aux contrôles internes inopinés.
§ Gestion administrative générale et assistance au gestionnaire de projet
o Il assure une bonne utilisation de SAGE dans les différents services ;
o Il élabore et optimise les outils et procédures liées au bon fonctionnement des services ;
o Il assure la diffusion des informations administratives et financières entre le projet et la Direction ;
o Il compile les rapports mensuels transmis par tous les services sous sa supervision ;
o Il gère quotidiennement les services (et équipes) sous sa supervision ;
o Il minimise les couts d’exploitation du site ;
o Il collabore avec tous les agents administratifs et financiers de l’entreprise pour assurer une cohérence générale ;
o Il génère les rapports d'avancement et la production des indicateurs de performance du projet en ce qui concerne le budget, les activités de planification et d’ordonnancement du projet ;
o Il assure le maintien de tous les rapports et indicateurs à jour
o Il coordonne les procédures de passation de marché.
§ Relation avec les partenaires
o Il a en charge le suivi de la diffusion de l’information administrative et financière auprès de partenaires ;
o Il assiste le chef de site pour la rédaction et l’application des conventions.
C. Profil recherché
§ Diplôme universitaire en management et finance
§ Expérience (5+ ans)
o Minimum 2 ans d’expérience avérée dans la gestion administrative et financière de grands projets similaires
o Minimum 2 ans d’expérience avérée dans la gestion de fonds d’institutions financières internationales telles que UE, Banque Mondiale, USAID, Organismes de coopérations nationaux et similaires
§ Réelles aptitudes de gestionnaire et de manager. Capacité de mener, gérer, motiver une équipe. Capacité de communication fluide et claire, tant avec les équipes qu’avec la hiérarchie
§ Goût du terrain, proactivité, sens du service, capacité de management
§ Capable de vivre dans des environnements ruraux reculés en RDC
§ Haut niveau de fiabilité et d’intégrité personnelle et professionnelle
§ Intérêt dans les projets de conservation et de développement
§ Maîtrise du Français et de l’Anglais.
D. Termes du contrat
§ Salaire international compétitif
§ Contrat de 2 ans (renouvelable) avec 3 mois de période d’essai
§ Couverture médicale
§ Logement, restauration sur site et transport pris en charge par l’employeur
§ Visa arrangé par l’employeur
How to apply:
Comment postuler
Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à sandrine@virunga.org et recruitment@virunga.org avant le 15 avril 2019.