Democratic Republic of the Congo: Financial and Administrative Assistant, Monitoring Evaluation and Coordination Contract (MECC), DRC

Financial and Administrative Assistant, Monitoring Evaluation and Coordination Contract (MECC), DRC

Project Summary:

MECC is a five-year contract implemented by IBTCI and its subcontractor, Management Systems International (MSI), that provides monitoring, evaluation, analytic, coordination, and research services to two primary USAID initiatives in the DRC: the Mission's Country Development Cooperation Strategy (CDCS) (Component 1) and ACCELERE!, an education program jointly funded by USAID and DFID (Component 2). MECC aims to support Mission-wide objectives and provide analytical tools and services that bolster USAID's performance management in the full implementation of the CDCS PMP and ACCELERE! results framework.

MSI is responsible for the implementation of Component 2 of the MECC task order which supports the monitoring, evaluation, and coordination of ACCELERE!. ACCELERE! comprises four USAID and DFID funded activities, one of which is MECC Component 2, aimed at improving access to and quality of education in DRC.

Position Summary

MSI is looking to fill a Financial and Administrative Assistant position in Kinshasa. The Financial, and Administrative Assistant will report to the MSI MECC DCOP and work closely with MECC staff and MSI's Senior Project Manager at the MSI Headquarters (HQ) office in Washington, DC to ensure smooth and compliant implementation of the MECC program.

The Financial and Administrative Assistant will be responsible for:

• Processing payments for MSI local staff (salary payments, employee benefit payments, tax reporting, medical insurance, etc.)
• Providing all data and backups for the MSI financial reports
• Working closely with the MSI MECC staff as well as MECC Director of Finance and Administration to ensure all Component 2 activities have proper approvals (admin, logistic and financial)
• Updating any organizational chart changes, point of contact and any changes to the team structure to MSI HQ
• Maintaining the communication and security manual and sharing them with MSI MECC staff and consultants
• Providing logistical support by coordinating with the MECC Logistics manager when both MSI HO and local staff are traveling in and outside of Kinshasa
• Maintaining and updating the MECC MSI property disposition files and ensuring all property is properly labeled.
• Providing assistance to the MSI HQ team with procurement requests
• Working with the MSI Contracts, Finance, and Administration Manager to produce monthly operational reports and gather necessary documentation for all contract-related issues pertaining to procurement, travel and finance
• Introducing new personnel to project policies and procedures
• Keeping records of employees' sick days, overtime, and vacation days according to USAID and MSI policies
• Making hotel reservations for MSI international personnel and visitors and providing all tools necessary to their work (transport, internet access, assist with local phone, contact list...)
• Providing financial and logistical support to the technical team for workshops, conferences, training courses including facilitating booking of venues for accommodation, meals, conference facilities, and other related services)

Period of Performance:

The period of performance will be from February 4, 2019 –to December 2020. MSI will issue a yearly contract per each completed year.

Requirements:

• Minimum 3 years of experience in finance and administrative management in DRC
• Demonstrated experience using Excel and Quickbooks
• Experience with making salary deductions and payment to the proper authority
• High degree of maturity and ability to work collaboratively with multiple partners and vendors
• Experience managing staff in multiple locations
• Bachelor's degree in Business Administration, Finance or related field.
• Experience with USAID funded project preferred
• Fluency in written and spoken English is required
• Ability to travel to regions outside of Kinshasa

Please apply by January 28, 2019

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Financial and Administrative Assistant, Monitoring Evaluation and Coordination Contract (MECC), DRC

Profil de l'entreprise:

Management Systems International est une entreprise de développement international basée à Washington DC avec plus de 35 ans de contribution aux résultats dans le monde de développement. Nous travaillons dans des environnements en crises tels que le Pakistan, l'Afghanistan, le Sud Soudan et l'Iraq. MSI emploie plus de 800 experts dans les domaines de la gestion publique, du suivi et évaluation, de la gouvernance et l'anti-corruption à travers le monde entier. Pour plus d'informations sur MSI, veuillez consulter notre site web à www.msiworldwide.com . MSI est récemment devenu une entreprise de Tetra Tech.

www.msiworldwide.com.

Project Summary:

MECC est un contrat de cinq ans mis en œuvre par IBTCI et son sous-traitant, Management Systems International (MSI), qui fournit des services de surveillance, d'évaluation, d'analyse, de coordination et de recherche à deux grandes initiatives de l'USAID en RDC: la stratégie de coopération pour le développement du pays ( CDCS) (composante 1) et ACCELERE !, un programme d'éducation financé conjointement par l'USAID et le DFID (composante 2). MECC a pour objectif de soutenir les objectifs à l'échelle de la mission et de fournir des outils et des services analytiques qui renforcent la gestion des performances de l'USAID dans la mise en œuvre intégrale du PMP CDCS et d'ACCELERE! cadre de résultats.

MSI est responsable de la mise en œuvre de la composante 2 de l'ordre de tâche MECC, qui prend en charge le suivi, l'évaluation et la coordination d'ACCELERE !. ACCÉLÈRE! comprend quatre activités financées par l'USAID et le DFID, dont l'une est la composante 2 du MECC, visant à améliorer l'accès à l'éducation et la qualité de l'éducation en RDC.

Position Summary

MSI cherche à combler un poste d'assistant financier et administratif à Kinshasa. Il ou elle fera rapport au DCOP du MSI MECC et travaillera en étroite collaboration avec le personnel du MECC et le gestionnaire principal de projet de MSI au siège de MSI (HQ) à Washington, DC pour assurer la mise en œuvre harmonieuse et conforme du programme MECC.

L'assistant(e) financier(e) et administratif(ve) sera responsable de :

• Assurer les paiements pour le personnel local de MSI (paiements de salaire, paiements de prestations d'employé, déclaration fiscale, assurance médicale, etc.)
• Fournir toutes les données et les sauvegardes pour les rapports financiers MSI
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel MECC de MSI ainsi que le directeur des finances et de l'administration de MECC afin de s'assurer que toutes les activités de la composante 2 bénéficient des approbations appropriées (administratives, logistiques et financières).
• Mettre à jour l'organigramme de l'organisation, les changements des points de contact et les modifications apportées à la structure de l'équipe de MSI.
• Tenir à jour le manuel de communication et de sécurité et le partager avec le personnel et les consultants de MSI MECC
• Fournir un soutien logistique au personnel local et du siège de MSI qui voyagent à l'intérieur et à l'extérieur de Kinshasa en collaboration avec le responsable logistique de MECC.
• Maintenir et mettre à jour les fichiers de disposition des propriétés MECC MEC et s'assurer que toutes les propriétés sont correctement étiquetées.
• Fournir une assistance à l'équipe du QG MSI avec les demandes d'approvisionnement
• Travailler avec le responsable des contrats, des finances et de l'administration de MSI pour produire des rapports opérationnels mensuels et rassembler la documentation nécessaire pour toutes les questions liées aux contrats relatives aux achats, aux voyages et aux finances.
• Présenter les politiques et procédures du projet au nouveau personnel
• Tenir des registres des congés de maladie, des heures supplémentaires et des jours de vacances des employés conformément aux politiques de l'USAID et de MSI
• Effectuer des réservations d'hôtel pour le personnel international et les visiteurs de MSI et fournir tous les outils nécessaires à leur travail (transport, accès Internet, assistance téléphonique locale, liste de contacts, etc.).
• Fournir un appui financier et logistique à l'équipe technique pour les ateliers, conférences, formation notamment en facilitant la réservation de sites d'hébergement, de repas, de salles de conférence et autres activités connexes.)

Period of Performance:

La période d'exécution sera du 04 Février 2019 à décembre 2020.

MSI émettra un contrat annuel pour chaque année terminée.

Requirements:

• Minimum 3 ans d'expérience en gestion financière et administrative en RDC
• Expérience démontrée avec Excel et QuickBooks
• Expérience avec la prise de déductions salariales et le paiement à l'autorité appropriée
• Maturité et capacité de travailler en collaboration avec de multiples partenaires et fournisseurs
• Expérience de gestion du personnel à plusieurs endroits
• Graduat en administration des affaires, finance ou domaine connexe.
• Expérience avec le projet financé par l'USAID
• Maîtrise de l'anglais écrit et parlé est nécessaire
• Aptitude à voyager dans des régions situées à l'extérieur de Kinshasa

Veuillez postuler avant le 28 janvier 2019

Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. Pas d'appels téléphoniques, s'il vous plaît.

MSI est un employeur de vétérans EEO / AA / ADA.

PI107159937

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