Democratic Republic of the Congo: Chargé national des finances

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Service Jésuite aux Réfugiés (JRS) est une organisation internationale non gouvernementale qui a pour mission d'accompagner, servir et défendre les droits des réfugiés et des personnes déplacées de force. L'organisation a été fondée en Novembre 1980 et a une présence dans plus de 50 pays. JRS engage les services aux niveaux national et régional, avec le soutien et les conseils d'un bureau international à Rome. Le style de service du JRS est humain et spirituel, travaillant dans des situations de plus grands besoins, à la recherche du bien-être à long terme des réfugiés et des personnes déplacées, sans pour autant négliger leurs besoins immédiats ou urgents. Le JRS offre des possibilités d'une grande variété de personnel, local et international, tout en maintenant un régime réaliste et localisé du salaire / allocation, d'assurance, etc.

CONDITIONS PROPOSEES

Durée : 1 an.

Période d’essai : 3 mois.

Type de contrat : CDD

Base : Goma

Début de mission : Mars 2019

Rémunération : salaire compétitif aligné sur l’expérience et les potentialités de la personne.

Avantages associés :

Logement:

• Une aide au logement est reversée selon le coût des logements à Goma.

• Pour des raisons de sécurité le personnel vit dans une maison louée par JRS.

Régime congé annuel payé : 24 jours ouvrables sur la période d’une année à raison de 2 jours par mois. Le congé annuel peut être pris au prorata de nombre de mois effectivement travaillés. Par exemple après 6 mois de travail effectif, il pourra bénéficier de 12 jours de congé annuel.

Repos et récupération (R&R) : Un repos de récupération est prévu chaque trois (3) mois de 5 jours ouvrables sur la période. Le 1^er après trois (3) mois de service. Le volontaire sera obligé de sortir du pays et se rendre dans une localité de son choix pour une récupération physique et psychologique à concorder avec le Directeur National. Pour chaque R&R JRS participe avec un forfait de 300 dollars

Assurance internationale : couverture médicale, assistance 24/24h, rapatriement.

Autres frais pris en charge par JRS : Billet Aller-Retour du lieu de recrutement au lieu d’affectation en début et fin de mission et frais visas couverts.

DESCRIPTION DU POSTE

Objectif général du poste

La responsabilité principale de la chargée des finances au niveau pays est de gérer les finances de JRS Goma et des bureaux de base/site/projet en collaboration avec les responsables hiérarchiques des finances, les directeurs de projet et sous la direction et la supervision du directeur national.

Objectifs spécifiques du poste et activités associées

1.Planification stratégique

• Diriger le processus de planification financière et de budgétisation du pays

• Elaborer bimensuellement l’analyse d’écart entre le budget et les subventions (revenus) et présenter les programmes et les opérations à couvrir prioritairement

• Superviser et évaluer la performance financière du pays ce qui implique l'examen des rapports financiers mensuels du bureau national et des projets

• Participer à la planification stratégique avec la responsabilité particulière de fournir une analyse financière et des conseils judicieux. Conseiller le Directeur National sur les questions financières et produire des analyses financières (simulations financières)

• Gestion Budgétaire

• Préparer le budget annuel du pays, en optimisant l'allocation des ressources pour des dépenses particulières, en fonction des restrictions de subventions et des besoins du programme.

• Réaliser les suivis budgétaires mensuels de chaque financement en comparant les prévisions et les réalisations pour chaque financement de chaque bailleur et discuter avec l’équipe de coordination nationale les recommandations techniques appropriées.

• Assurer le suivi des transferts des fonds à recevoir des financements en cours et leur affectation effective aux programmes concernés.

• En lien avec le personnel des programmes, sous la responsabilité du Directeur national, préparer les budgets pour les propositions à soumettre aux bailleurs des fonds

• Gestion Trésorerie

• Assurer une bonne communication avec les banques partenaires de JRS en RDC et au Rwanda dans le cadre de gestion des mandataires et de confirmation des paiements ainsi que la négociation taux préférentiels des commissions bancaires et des taux de change.

• Superviser la préparation, et l’élaboration en temps opportun de tous les rapprochements bancaires mensuels et arrêtés de caisse selon les procédures de JRS.

• Veiller au respect des politiques de JRS en matière des avances et l'utilisation des moyens de paiement bancaires.

• Coordonner la bonne gestion des caisses dans les bureaux et les bases de JRS à Goma.

• Superviser la préparation des demandes de transfert de fonds au Bureau Régional et s'assurer que les soldes appropriés soient maintenus pour faciliter la mise en œuvre des subventions à travers la production de documents comptables de traçabilité des fonds financés et reçus.

• Assurer le respect des règles de sécurité des espèces particulièrement concernant les retraits des espèces, conversion et transfert des cash sur le terrain ainsi que les seuils de paiement en espèce, des approvisionnements de caisse et l’utilisation des coffres forts.

• En lien avec le Responsable des Programmes, faire une évaluation trimestrielle d'exécution budgétaire, identifier des activités nécessitant un suivi particulier ou une révision budgétaire et en rendre compte au Directeur National

• Gestion de la comptabilité

• Assurer la correcte saisie des données comptables sur les FrontEnd dans le respect des comptes comptables et plans budgétaires.

• Coordonner les impressions des carnets de demandes des fonds à utiliser pour les opérations de banque et de caisse.

• Assurer la numérisation des pièces comptables et leur archivage trimestriel sur dropbox ou Onedrive en lien avec les comptables/Administrateurs et caissiers.

• Assurer l’encodage des budgets ainsi que le paramétrage des suivis budgétaire par projet (site) et par financement.

• Coordonner l’archivage physique des pièces comptables et leur éventuelle expédition

• Assurer des contrôles internes financiers appropriés, une méthodologie comptable appropriée et le respect des délais de reportage interne et externe en rapport avec les fonctions comptables générales.

• Aider à la préparation de la vérification trimestrielle et annuelle par le Bureau Régional ou les bailleurs des fonds

• Gestion des subventions et supervision

• Assurer la conformité continue aux exigences de conformité réglementaires contractuelles, juridiques et financières concernant les bailleurs.

• Assurer le suivi des recommandations découlant des visites et vérification des comptes par les bailleurs ou leurs représentants.

• Préparer et suivre les audits externes des bailleurs.

• Surveiller et suivre les contrats de fournitures.

• Assurer l’archivage physique et électronique des documents administratifs et financiers de chaque subvention (contrats, rapports intermédiaires et finaux).

• Rapportage

· Préparer des rapports financiers à des fins de gestion interne et pour les bailleurs externes (HCR, ECHO, UE, Alboan, Entreculturas, Misereor etc..).

· Transmettre mensuellement pour approbation, les suivis budgétaires de JRS Goma au Directeur National avant leur transmission au Bureau Régional.

· Au plus tard le 5 du mois suivant, transmettre au chargé des finances Régional toutes les Front-End de JRS Goma.

1. Renforcement des capacités

2. Fournir une formation continue et un soutien technique au personnel financier des projets, pour l'amélioration des compétences dans les domaines de la comptabilité, du reportage et du contrôle interne.

3. Assurer l’orientation et le placement des nouveaux administrateurs ou comptables

4. Visitez les projets/bases/sites pour :

Ø Évaluer et aider à mettre en œuvre des contrôles internes améliorés

Ø Suivi des rapports d'audit interne

Ø Aider à la résolution de problèmes

Ø Soutenir les comptables de projet

1. Coordination

2. Travailler en étroite collaboration avec le responsable National des programmes dans la préparation des budgets des propositions de projets, ainsi que dans la rédaction des rapports aux bailleurs. .

3. Effectuer toute autre tâche confiée par le Directeur National.

PROFIL RECHERCHE

Formation:

Avoir un diplôme universitaire minimum BAC+3 dans le domaine d’intervention retenu (Economie, finances, comptabilité, expert-comptable, gestion financière non-profit etc...)

Connaissances et Expérience:

Au minimum trois années d'expérience professionnelle dans une ONG humanitaire reconnue en gestion de finances et budget, suivi budgétaire, contrôle de gestion, audit interne et externe ;

Expérience en budgétisation de projets et rapports financiers concernant les bailleurs : ECHO, UE, HCR, UNICEF etc.

Bonnes connaissances en application courante des logiciels Word, Excel, Pack Office, Outlook, MS Projet.

Compétences de base

· Gestion des fonds des bailleurs, suivi budgétaire, rapportage aux bailleurs, gestion des audits financiers, budget prévisionnel annuel, gestion du cash-flow, des banques, plan de trésorerie, procédures comptables, suivi des pièces justificatives des dépenses selon les exigences d’éligibilité des bailleurs

Il/elle contribue à l'atteinte des résultats par la rigueur requise par JRS dans la gestion des fonds attribués à des projets en faveur des populations vulnérables de la RDC.

Langues:**

Maîtrise du français (lu, écrit et parlé) et bon niveau en Anglais (lu, écrit et parlé).

La connaissance d’une langue locale et/ou de l’Espagnol seraient un atout.

Qualités:**

· Adhérer aux valeurs du JRS, respecter le Code de conduite et le Règlement Intérieur du JRS ;

· Leadership, esprit d'analyse solide et capacité à prendre des décisions ;

· Organisation, rigueur et respect des échéances ;

· Résistance au stress en général et en situation d’insécurité en particulier ;

· Capacité à prendre des initiatives et à apporter idées novatrices ;

· Sens de la discrétion et de la responsabilité ;

· Grande capacité d’adaptation à des conditions de travail et à des tâches qui peuvent changer avec la réalité du terrain ;

· Grande capacité d’écoute et de négociation ;

· Bon relationnel et bonne communication.

· Connaisances en gestion de projets

· Bonne capacité de gestion d’équipe

· Grande mobilité et flexibilité

Les dossiers de candidatures (lettre de motivation et CV portant absolument adresse Skype et trois personnes de références) doivent être envoyés avec le titre du poste en objet à l’adresse suivante : agrippine.ngenzirabona@jrs.net et avec copie à daniele.deangelis@jrs.net.

La date limite de réception des dossiers est fixée au 23 Janvier 2019 à 17h00.

Cependant, vu l’urgence, le JRS se réserve le droit de suspendre la réception des dossiers avant cette date s’il estime que plusieurs candidats ayant postulé ont le profil recherché.

Seuls les candidats retenus seront contactés pour un test et/ou une interview.

Tout dossier incomplet ou envoyé au-delà de la date limite de réception des dossiers sera rejeté systématiquement.

NB: Les candidatures féminines sont encouragées.