Democratic Republic of the Congo: Compliance Manager - RDC

Intitulé:

Compliance Manager

Date de demande:

06.07.2016

Grade du contrat:

B

Durée du contrat:

Deux ans

Date d’entrée en function:

Le plus vite possible

Nouveau poste ou remplacement:

Remplacement

Accompagné /

Non accompagné

Accompagné

Intitulé:

Compliance Manager

Ligne de supervision:

Directeur Consortium WASH

Lieu de travail:

Kinshasa, République Démocratique du Congo, avec des visites fréquentes aux partenaires du Consortium et zones d’intervention du programme.

Supervise:

Consortium Coordination Unit (CCU) Support Officer

Collabore avec:

Tous les partenaires du Consortium, Responsable Financier Pays (CFC)

Objectif:

Le Compliance Manager est de supervise l'application cohérente des politiques et procédures financières et opérationnelles pour soutenir la mise en œuvre efficace du programme Consortium WASH RDC, qui comprend:

Contrôleur de gestion : supervise la gestion des systèmes financiers et opérationnels du Consortium pour assurer la conformité avec les procédures des donateurs et de la conformité des sous-subventions entre les membres du programme et l’agence coordinatrice.

Gestion financière : responsable de la préparation des budgets, des rapports financiers et des prévisions du Consortium, afin d’assurer la gestion des risques financiers et délivrer le « Value for Money » dans la mise en œuvre du programme.

Tâches et responsabilités principales :

Systèmes Financiers du Consortium

· Responsable pour la gestion et la coordination de la part de l’agence coordinatrice de tous les aspects financiers du Consortium WASH RDC, en assurant que les conditions requises par les donateurs et les politiques et procédures de Concern sont respectées en tout temps.

· Effectuer des visites de suivi sur le terrain aux agences du Consortium, Concern et les partenaires locaux pour évaluer les systèmes financiers mis en place, vérifier que les systèmes de gestion financière et opérationnelle sont appliquées de manière appropriée et faire des recommandations pour améliorer le cas échéant.

· En collaboration avec le Responsable Financier Pays, participer et contribuer aux révisions, actions de suivi et renforcement de capacités des partenaires locaux de Concern.

· Mettre en place et assurer la mise en œuvre d’un système de suivi pour faciliter la révision périodique des dépenses budgétaires des partenaires du Consortium. Anticiper les variations problématiques potentielles et recommander des mesures préventives/correctives.

· Assurer le classement de tous les documents financiers et comptables liés aux activités de l’Unité de Coordination du Consortium (CCU) à des fins d’audit interne/externe/des bailleurs de fonds.

• Agir en tant que coordonnateur des groupes de travail financiers et de systèmes, standardiser la conformité et les procédures financières, faire un suivi budgétaire et « Value for Money », et répondre à toutes questions pertinentes.

Contrôle financier et gestion de risques

· Faire un suivi des risques financiers et de systèmes identifiés dans le registre de risques du Consortium et mettre en place des mécanismes appropriés de contrôle pour atténuer les risques, sur une base continue.

· Veiller à ce que le règlement du bailleur de fond est respecté en tout temps par le CCU et les partenaires du Consortium.

· Communiquer régulièrement avec le Financial Compliance Manager à Dublin pour rester à jour sur des modifications concernant les bailleurs de fonds et contribuer à l’apprentissage organisationnel.

· En collaboration avec le Responsable Financier Pays de Concern RDC, assurer que tous les dossiers et les rapports financiers pour le Consortium WASH RDC sont compilés à temps et sont en conformité avec les normes internationales de comptabilité et les règlements des donateurs.

· Actualiser le calendrier de reporting et les feuilles de suivi pour une planification et une surveillance des subventions et sous-subventions à soumettre dans les délais.

· Travailler avec les membres du Consortium afin d’assurer que les règles d’approvisionnement sont respectées pour toutes les subventions, et contrôle périodique des plans d’approvisionnements, à tester pendant les visites terrain.

· Participer aux appels d’offres/comités d’achat avec les agences partenaires, selon les besoins.

· Gérer et faciliter les audits applicables, y compris : des audits externes et des bailleurs de fonds, des exercices annuels de contrôle de dépenses et accompagner les audits chez les partenaires du Consortium.

· Documenter des leçons apprises et les partager avec les partenaires du Consortium au cours de la mise en œuvre du programme.

Rapports financiers, Budgétisation et Prévisions

· Contrôler et consolider les rapports financiers, les prévisions et les demandes de fonds de tous les partenaires du Consortium pour soumettre au donateur en accord avec le calendrier dans les délais.

· Contrôler et consolider les budgets des agences membres du Consortium et de la CCU dans le cadre de l’élaboration du budget.

· Enregistrer et concilier toutes les demandes de paiement et les demandes de liquidité provenant du bailleur, faire le suivi des décaissements effectués aux partenaires du consortium et les partenaires locaux.

· Faire un suivi de l’utilisation du budget de la CCU et des partenaires du Consortium / recommander des mesures appropriées en cas d’écarts importants.

· Fournir une analyse financière, en particulier sur la maximisation des fonds disponibles et le « value for money » en termes d’économies et d’efficacité.

· Maintenir un registre des actifs fixes de tous les actifs acquis grâce au financement du Consortium et assurer le rapportage dans les délais, un suivi adéquat et suivre les procédures d’élimination conformément à la convention de subvention.

· Pour tous les partenaires de Concern, assurer que tous les rapports financier sont contrôlés minutieusement et soutenus avec une liste complète de transaction.

Supervision du personnel et renforcement des capacités

· Assurer des formations financières pour les titulaires budgétaires si besoin pour corriger les faiblesses de conformité, en élaborant et en actualisant des outils spécifiques du Consortium si nécessaire.

· Discuter des formations et des renforcements de capacités des gestionnaires financiers et non-financiers avec les partenaires du Consortium pour capitaliser sur des opportunités de formation/apprentissage du Consortium.

· Superviser l’agent de soutien CCU pour assurer la gestion et le soutien des opérations de la CCU.

Gestion des Systèmes et des Finances pour l’Unité de Coordination du Consortium (CCU)

· Gérer le rapportage et les prévisions financières du CCU et l’élaboration du budget et contrôle, en collaboration avec les autres employés du CCU.

· Coordonner le suivi budgétaire du CCU, y compris la vérification des comptes mensuels du Responsable Financier Pays et la mise à jour des prévisions et des engagements de dépenses en collaboration avec les autres employés du CCU.

· Veiller à ce que les opérations financières du CCU sont conformes aux exigences légales et statutaires de Concern.

· Assurer que les achats du CCU sont conforme aux règles d’approvisionnement de Concern, avec des examens périodiques des plans d’approvisionnement et participer dans les comités d’achat et d’approvisionnement si besoin.

Autres fonctions

· Maintenir un ensemble complet de dossiers de subventions, calendriers de rapports et le classement des documents internes du CCU.

· Veiller à ce que toutes les obligations fiscales sont respectés.

· Participer activement aux réunions du conseil d’administration du Consortium et contribuer dans les processus de prise de décision, quand approprié.

• Toutes autres tâches demandées par le Directeur du Consortium WASH.

Profil:

Essentiel:

· Etre titulaire en comptabilité générale ou finances. .

· Au moins trois ans d’expérience professionnelle dans un rôle de finances/comptabilité, de préférence à l’étranger avec une ONG internationale.

· Expérience dans des projets financés par des donateurs principaux internationaux, comme DFID, ECHO et USAID.

· Excellente maîtrise français et bonnes compétences en anglais.

· Solides compétences d’analyse, en relations interpersonnelles, de communication et d’organisation.

· Solides compétences de coordination/négociation spécifiques avec la capacité de communiquer efficacement avec les partenaires du Consortium.

· Connaissances en informatique, en particulier des programmes Microsoft Office, comme Word et Excel, logiciels de comptabilité et bases de données.

· Une expérience en renforcement de capacités pour des gestionnaires financiers et non-financiers.

· Expérience en coordination et reporting sur multiples sources de financement.

Désirable:**

· Qualifications en comptabilité professionnelle, e.g. ACA, ACCA, CIMA, CPA ou l’équivalent (par ex : DECF).

· Expérience antérieure dans un rôle de coordonnateur financier dans un Consortium.

· Expérience en audit et/ou évaluation financière et diligence raisonnable.

Toutes les applications doivent être soumises à travers notre site web https://jobs.concern.net En raison de l’urgence de ce poste, il peut être offert avant la date de clôture.